Come semplificare il trattamento delle note spese aziendali?


Man mano che un’azienda cresce, il numero di note spese da elaborare aumenta inevitabilmente. Se per le imprese molto piccole la gestione manuale rimane possibile, per le PMI e le grandi aziende, che spesso vogliono internazionalizzarsi per sviluppare loro business, il file Excel presenta rapidamente i propri limiti. Fonte di errori e perdite di tempo, questo metodo semplicemente non è adatto. Per liberare le aziende da questa noiosa attività, sono emerse diverse soluzioni di gestione digitale delle note spese. Tra i software “pure player”, la soluzione N2F è tra le più complete, facile da usare e disponibile in varie lingue. Per vedere come semplificare la gestione delle note spese aziendali con l’APP N2F, richieda una demo gratis.

Semplificazione con digitalizzazione e ergonomia

La trasformazione digitale è una priorità se si vuole far fronte alla concorrenza e garantire la crescita della propria azienda sul territorio nazionale e internazionale.

Digitalizzare i processi e le funzioni aziendali significa essere più veloci nell’esecuzione, in un modo più efficiente e sicuro. La digitalizzazione non deve limitarsi solo al personale viaggiante ma deve coinvolgere anche altre divisioni aziendali come il finance e la contabilità.

Ovviamente, le soluzioni digitali scelte per dematerializzare la gestione delle note spese aziendali devono essere alla portata di tutti. Ottenere l’adesione immediata dei vari tipi di utenti (dipendenti, managers e contabili) garantisce la fluidità dell’intero processo.

La gestione delle note spese essendo talvolta complessa, i tool in questione devono presentare chiare caratteristiche:

  • Possibilità di inserire dati e informazioni in pochi secondi
  • Accesso multi-device
  • Interfacciamento coi gestionali di contabilità
  • Gestione delle specificità fiscali e regolamentari nei paesi dove le note spese sono fatte
  • Possibilità di gestire flussi approvativi e di convalida.

Implementare una soluzione di gestione digitale ergonomica, come N2F, può rivelarsi molto utile per semplificare il trattamento, l’approvazione e la contabilizazzione delle note spese aziendali.

E se fosse così semplice come prendere una foto?

Con l’APP N2F (disponibile su mobile e Web), basta fare una foto ai giustificativi di spesa per registrare automaticamente le informazioni: data, importo, P. IVA del fornitore…Grazie al potente e rapido OCR, la soluzione rileva ed estrapola automaticamente le principali informazioni. Se necessario, i collaboratori possono completare le spese prima di sottoporle all’approvazione. Per i trasfertisti all’estero, N2F permette di gestire varie valute in un’unica nota spese.

Il lavoro per il reparto amministrativo è notevolmente semplificato. Si possono configurare flussi approvativi, creare l’anagrafica utenti, gestire varie categorie di spesa e le dimensioni analitiche che ogni azienda deve poter gestire (commesse, clienti, progetti, fascicoli, cantieri…). N2F permette inoltre di gestire la vostra policy aziendale cosi che in caso di superamento dei limiti di spesa appaia una segnalazione, al fine di ottimizzare il controllo amministrativo. Le note spese vengono quindi approvate o rifiutate, secondo la policy di spesa che è completamente configurabile. Infine, grazie al tracciato di export per il gestionale contabile personalizzabile, non sarà più necessario l’inserimento manuale dei dati in contabilità.

Questi sono alcuni esempi dei vantaggi forniti da l’APP N2F. Per scoprire di più e richiedere una demo personalizzata, contattaci.


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